La logique veut que l'on ouvre l'accès à la base de données à ceux qui ont besoin des informations qu'elle contient, à savoir les délégués du personnel et les membres du comité d'entreprise, bien que leurs fonctions diffèrent ; au reste, ils peuvent être tous deux remplacés par une délégation unique du personnel. En l'absence de comité d'entreprise, les délégués du personnel exercent une partie des fonctions normalement dévolues à celui-ci, notamment en matière de licenciement économique ; en ce cas, il serait logique de leur ouvrir l'accès à la base de données.