Jean-Louis Gagnaire
Question N° 97576 au Secrétariat d'état au budget
Question soumise le 12 juillet 2016
M. Jean-Louis Gagnaire attire l'attention de M. le secrétaire d'État, auprès du ministre des finances et des comptes publics, chargé du budget sur la question des difficultés rencontrées par certains commerçants ou chefs d'entreprises face à la complexité de conserver et d'archiver numériquement les données comptables et fiscales. Cette conservation a, en effet, été imposée par la loi de finances de 1990 dans le cadre des obligations liées au contrôle fiscal des comptabilités informatisées. La loi de finances rectificative pour 2012 a renforcé ces obligations : la présentation dématérialisée des comptes est obligatoire lors d'un contrôle fiscal à l'égard de toute entreprise tenant sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés (code général des impôts article 54 et le livre des procédures fiscales article L. 102 B). Ainsi, avant le 1er janvier 2014, les contribuables pouvaient satisfaire à l'obligation de présentation des documents comptables en remettant une copie du « fichier historique des écritures comptables». Or depuis le 1er janvier 2014, l'obligation de présenter les documents comptables sous format dématérialisé est entrée en vigueur. Les fichiers doivent donc être remis au début des opérations de contrôle. En outre, la loi relative à lutte contre la fraude fiscale du 6 décembre 2013 a renforcé les obligations en sanctionnant les suppressions d'enregistrements informatiques dans les systèmes de caisse et les logiciels comptables ou de gestion. C'est dans cette logique que l'administration peut effectuer des contrôles inopinés tendant à la constatation matérielle des éléments physiques de l'exploitation, ou de l'existence et l'état des documents comptables. La procédure de contrôle inopiné informatique concerne les contribuables qui sont astreints à la présentation de documents comptables et dont la comptabilité est tenue partiellement ou totalement au moyen de systèmes informatisés. Cette procédure codifiée à l'article L. 47 A III du livre des procédures fiscales permet au service d'effectuer deux copies des fichiers de l'entreprise vérifiée relatifs aux informations, données et traitements informatiques. Ces copies, dont l'une est remise au contribuable et l'autre est conservée par l'administration, sont scellées selon des modalités définies par l'arrêté du 11 mars 2015. Les deux copies de fichiers sur lesquelles une empreinte numérique est calculée, afin d'en garantir l'intégrité sont effectuées sur support physique. L'empreinte numérique est un identificateur de clé unique pour chaque fichier et la suppression d'un seul octet sur le fichier va modifier l'empreinte numérique. Chacune des copies est ensuite mise dans une enveloppe. Après fermeture, chacune des enveloppes est signée par le contribuable ou son représentant et par les agents de l'administration fiscale. Une enveloppe est remise au contribuable et conservée par ses soins. L'autre enveloppe est conservée par l'administration fiscale. Le procès-verbal de l'ensemble des constatations effectuées dressé par les agents de l'administration en double exemplaire devra indiquer l'empreinte numérique de chacune des copies. À l'issue du délai raisonnable pour que le contribuable puisse faire appel à un conseil avant l'examen au fond des documents, les deux enveloppes sont ouvertes en présence du contribuable ou de son représentant. Si cette procédure de contrôle se justifie pleinement dans le cadre de la lutte contre le fléau que constitue la fraude fiscale, il n'en demeure pas moins que la présentation dématérialisée des comptes lors d'un contrôle fiscal pour des entreprises de petites tailles tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés est souvent compliquée. En effet, nombre de chefs d'entreprises ne maîtrisent pas correctement les logiciels de comptabilité et les processus de sauvegarde de leur comptabilité informatisée. Faisant le plus souvent appel à des prestataires informatiques extérieurs pour les mises à jour des logiciels, ils ignorent le plus souvent les systèmes d'archivage des erreurs fichiers sur les disques durs dans l'ordinateur. À l'occasion de contrôles inopinés notamment, alors qu'ils sont totalement de bonne foi, ils peuvent se trouver confrontés à un problème de conformité entre les copies des fichiers de l'entreprise vérifiée relatifs aux informations, données et traitements informatiques saisies par l'administration et la réalité des données qui se trouvent effectivement dans leur ordinateur et qui ont pu être inopinément déplacées sur le disque dur. Par ailleurs, bien souvent, ces mêmes chefs d'entreprises n'effectuent pas de sauvegarde sur des serveurs ou disques durs extérieurs qui leur permettraient de protéger leurs données contre tout aléa. Dans ces conditions, ne serait-il pas souhaitable de réaliser avec l'autorisation des chefs d'entreprises deux copies complètes des disques durs qui seraient conservées dans les mêmes conditions que les copies de fichiers de comptabilité ? Ces copies permettraient de prouver que tous les fichiers requis sont bien présents sur l'ordinateur et qu'ils ont pu être accidentellement déplacés et non pas effacés. Face à ces difficultés, il lui demande donc quelles mesures compte prendre le Gouvernement pour permettre de prouver que tous les fichiers requis sont bien présents sur l'ordinateur et qu'ils ont pu être accidentellement déplacés et non pas effacés.
Réponse émise le 4 avril 2017
L'administration fiscale dispose du pouvoir de contrôler les déclarations utilisées pour établir l'impôt. Elle contrôle également les documents déposés en vue d'obtenir des déductions, restitutions ou remboursements. À cette fin, elle peut demander aux contribuables tous renseignements, justifications ou éclaircissements relatifs aux déclarations souscrites. De plus, en application de l'article L. 13 du livre des procédures fiscales (LPF) lorsque la comptabilité du contribuable vérifié est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contrôle de l'administration porte sur l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements. Sont donc soumis à contrôle tous les systèmes informatisés comptables, les systèmes de gestion des recettes ou des ventes, et notamment, toutes les caisses enregistreuses dotées de procédés de mémorisation et de calcul ainsi que les divers systèmes informatisés relatifs au domaine de gestion ou de gestion commerciale (gestion de la production, des achats, des stocks, du personnel, par exemple), qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables et à l'élaboration des déclarations obligatoires. Si les modalités d'archivage sont laissées à la libre appréciation de l'entreprise concernée, la procédure suivie doit permettre de pratiquer des tests et de reconstituer ultérieurement les états comptables présentés. Devant la variété des organisations et des systèmes adoptés par les entreprises, il n'est ni possible, ni pertinent de définir a priori le détail des données à conserver pour chaque organisation informatique. L'entreprise doit conserver tous les éléments nécessaires à la justification directe ou indirecte des écritures comptables, dès lors qu'ils appartiennent au système informatisé. Elle est ainsi la mieux placée pour en définir le périmètre. Par ailleurs, la procédure de contrôle inopiné, prévue au dernier alinéa de l'article L. 47 du LPF, a pour objet d'effectuer des constatations matérielles des éléments physiques de l'exploitation ou de l'existence et de l'état des documents comptables d'une entreprise. L'article 14 de la loi no 2013-1117 du 6 décembre 2013 a institué la possibilité pour les agents de l'administration, dans le cadre d'un contrôle inopiné et lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, de réaliser deux copies des fichiers relatifs aux informations, données et traitements informatiques. Cette mesure vise à mettre fin aux pratiques de certaines entreprises qui modifient ou détruisent, accidentellement ou non, la copie des fichiers effectuée lors du contrôle inopiné ou les documents comptables informatisés avant le commencement des opérations de contrôle sur place. La confrontation des copies permet, en effet, de dissuader le contribuable de modifier ou détruire les données entre le jour de l'opération inopinée et celui de la première intervention. Toutefois, cette procédure, codifiée au III de l'article L. 47 A du LPF n'a aucunement modifié le périmètre des fichiers qui peuvent être copiés en application de l'article L. 13 du même livre. Comme auparavant, les fichiers concernés sont ceux qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables et fiscaux et à l'élaboration des déclarations obligatoires ainsi que la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements. Dans ces conditions, il n'appartient pas à l'administration de réaliser, même avec l'autorisation des chefs d'entreprises, deux copies des disques durs pour permettre aux contribuables de prouver que tous les fichiers requis sont bien présents sur leur ordinateur et qu'ils ont pu être accidentellement déplacés et non pas effacés. La copie ainsi que la conservation de disque dur dans son intégralité pour de nombreuses entreprises peuvent s'avérer coûteuses et dépourvues d'intérêt au plan fiscal puisque le périmètre de contrôle de l'administration fiscale est limité aux données qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations obligatoires.
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